Adres
Wille Advocatuur BV
Huize Neyenburgh
Schoolstraat 272242 KE Wassenaar
Tel. 070 5122610
KvK-nummer: 55032524
KvK-nummer: 55032524
SPECIALIST IN PENSIOENRECHT
KWALITEITSHANDBOEK WILLE ADVOCATUUR
Inleiding
De advocaat moet schriftelijk kunnen aantonen dat hij zijn dienstverlening en kantoororganisatie op orde heeft. Ook moet hij kunnen laten zien dat hij het vastgelegde daadwerkelijk heeft doorgevoerd. Hij hoeft niet te beschrijven hoe hij voldoet aan de eisen ten aanzien van zijn professionele attitude. Wille Advocatuur heeft haar werkwijze vastgelegd in het onderhavige Kwaliteitshandboek. Het Kwaliteitshandboek bevat belangrijke regels, voorschriften en wetenswaardigheden ten aanzien van de kantoororganisatie en de praktijkvoering in de advocatuur.
Uiteraard mag iedere cliënt van Wille Advocatuur verwachten dat de advocaten die bij Wille Advocatuur werkzaam zijn, specialisten zijn in hun vakgebied en adviezen geven die niet alleen op maat zijn gesneden, maar ook voldoen aan de eisen die de wet- en regelgeving daaraan stelt. Daarnaast heeft iedere cliënt van Wille Advocatuur er recht op en belang bij te weten op welke wijze zijn of haar advocaat zijn kennis bijhoudt maar ook hoe de (inrichting van de) kantoororganisatie en de dienstverlening aan de cliënt precies is geregeld. Een klachtenregeling mag evenmin ontbreken.
Per 1 januari 2010 is voor advocaten de Verordening op de vakbekwaamheid van kracht. Deze Verordening is opgesteld door de Nederlandse Orde van Advocaten en betreft niet alleen het onderhouden of ontwikkelen van kennis en kunde, maar heeft ook betrekking op de (inrichting van de) kantoororganisatie en de dienstverlening aan de cliënt. Ieder advocatenkantoor wordt geacht een aantal zaken aantoonbaar in zijn kantoororganisatie en de dienstverlening aan de cliënt door te voeren en de wijze waarop hij dit doet, te beschrijven. Vanzelfsprekend voldoet Wille Advocatuur aan bovengenoemde Verordening.
Verordening op de vakbekwaamheid
De Verordening op de Vakbekwaamheid houdt in dat advocaten moeten voldoen aan een aantal (nieuwe) eisen over de professionele kennis en kunde, de professionele attitude, de kantoororganisatie en de dienstverlening. Regel is dat zij alleen zaken aannemen die ze gelet op de kantoororganisatie adequaat kunnen behandelen en waarvoor ze zelf de deskundigheid bezitten of waarvoor ze gebruik maken van de deskundigheid van een derde. Hieronder staan de belangrijkste veranderingen uit deze verordening op een rij.
Minimaal 20 opleidingspunten per jaar
De advocaat moet vanaf 2010 jaarlijks ten minste 20 uur (voorheen 16 uur) besteden aan het onderhouden of ontwikkelen van zijn professionele kennis en kunde. Het gaat dan om kennis over het rechtsgebied waarin de advocaat werkt of wil werken. Minimaal de helft van het aantal punten moet worden besteed aan een juridische opleiding. De advocaat hoeft de opleiding of cursus niet langer te volgen bij een door de Orde erkend opleidingsinstituut. De Orde wil het aan de professionaliteit van de advocaat zelf overlaten te beoordelen of voor de gevolgde lessen punten worden genoteerd. In het kader van de jaarlijkse controles zal dan worden bekeken of de opleiding inderdaad heeft bijgedragen tot verdere ontwikkeling van de kennis en kunde. Bij twijfel kan de advocaat contact opnemen met het lokale bureau van de Orde. Als een cursus wordt gevolgd bij een erkende instelling die de cursus presenteert met het Orde logo, is de advocaat ervan verzekerd dat de cursus punten oplevert. Punten worden toegekend voor bijvoorbeeld: het volgen of geven van onderwijs op academisch niveau, het publiceren van artikelen in juridische tijdschriften of van een rechtswetenschappelijk proefschrift werkzaamheden als rechter-plaatsvervanger of arbiter, deelname aan gestructureerde feedback zoals intervisie of collegiale toetsing, het ontwikkelen van kennis en kunde op het rechtsgebied of de rechtsgebieden waarop de advocaat werkzaam wil zijn.
Overschotregeling
Advocaten die in een jaar minder dan twintig punten hebben behaald, hebben niet direct een probleem. Afgesproken is dat in een jaar ook minder punten behaald mogen worden (minimaal 10). Voorwaarde is dan wel dat over de laatste drie jaren verspreid tenminste 60 punten moeten zijn behaald.
Kantoororganisatie/dienstverlening
De advocaat moet schriftelijk kunnen aantonen dat hij zijn dienstverlening en kantoororganisatie op orde heeft. Ook moet hij kunnen laten zien dat hij het vastgelegde daadwerkelijk heeft doorgevoerd. Hij hoeft niet te beschrijven hoe hij voldoet aan de eisen ten aanzien van zijn professionele attitude. Voor de kantoororganisatie en dienstverlening zijn enkele minimumnormen opgesteld, namelijk de volgende:
De wijze waarop een advocaat deze zaken schriftelijk vastlegt, is aan hem zelf mits het voldoet aan de bovenstaande normen.· De administratieve gegevens over een zaak moeten alle relevante informatie bevatten en snel zijn terug te vinden.. Alle gegevens moeten overzichtelijk en toegankelijk zijnvastgelegd. En dossiers dienen zorgvuldig te zijn afgesloten en gearchiveerd.· Er worden alleen zaken aangenomen die gelet op de kantoororganisatie adequaat behandeld kunnen worden. Bij het aanvaarden van de opdracht wordt nagegaan of niet in redelijkheid aanwijzingen bestaan dat de opdracht strekt tot voorbereiding, ondersteuning of afscherming van onwettige activiteiten.· De advocaat moet goed bereikbaar zijn voor zijn cliënt, hij moet er voor zorgen dat hij alles tijdig afhandelt en geen termijnen overschrijdt. Bij afwezigheid zorgt hij voor goede vervanging.· Verder maakt hij bij het eerste contact met zijn cliënt al een inschatting van de haalbaarheid van de wensen van de cliënt. Ook bespreekt hij direct de financiële consequenties en hij houdt zijn cliënt daarna gevraagd en ongevraagd tijdig op de hoogte van alle voor de cliënt belangrijke informatie.· De vertrouwelijkheid van alle gegevens over zijn cliënt moet goed gewaarborgd zijn.· De advocaat moet ook de kwaliteit van eventuele derden die hij inschakelt, waarborgen en zijn cliënt hiervan op de hoogte brengen.·Tot slot moet de advocaat zorgen voor een klachtenregeling en het oordeel van zijn cliënten betrekken bij verbetering van zijn dienstverlening.
Advocaat-stagiaire
Bovengenoemde verordening is niet van toepassing op een advocaatstagiaire. Wel worden óók voor stagiaires relevante normen in de Stageverordening 1988 en 2005 opgenomen. Verplichte entreetoets startende kantoren Met ingang van 1 januari 2010 moet elk startend kantoor een entreetoets ondergaan. Die wordt uitgevoerd door de plaatselijke Raden van Toezicht. Vanzelfsprekend heeft Wille Advocatuur de entreetoets volledig en tijdig ingevuld en heeft de plaatselijke Raad van Toezicht haar goedkeuring hieraan gegeven.
Verplichte entreetoets
Met ingang van 1 januari 2010 moet elk startend kantoor een entreetoets ondergaan. Die wordt uitgevoerd door de plaatselijke Raad van Toezicht. Vanzelfsprekend heeft Wille Advocatuur de entreetoets volledig en tijdig ingevuld en heeft de plaatselijke Raad van Toezicht haar goedkeuring hieraan gegeven.
KANTOORORGANISATIE EN DIENSTVERLENING WILLE ADVOCATUUR
Wekelijks verschijnen er vele uitspraken op het gebied van het pensioen- en arbeidsrecht. Wille Advocatuur beschikt over een goede toegang tot de meest belangrijke tijdschriften en vakliteratuur en heeft daarnaast toegang tot vele elektronische bronnen. Door middel van het bijhouden van deze vakliteratuur en de speciale zoekprogramma’s die Wille Advocatuur ter beschikking heeft, zijn de advocaten van Wille Advocatuur altijd in staat de meest recente ontwikkelingen te volgen en up-to-date advies te geven, zonder dat de cliënt zich zorgen hoeft te maken over de ‘’houdbaarheidsdatum’’ van het advies. Uiteraard zorgt Wille Advocatuur er voor dat door alle advocaten op het kantoor jaarlijks ten minste de door de Nederlandse Orde van Advocaten voorgeschreven opleidings- c.q. cursus punten behalen. De advocaten van Wille Advocatuur publiceren van tijd tot tijd artikelen en doceren, hetgeen eveneens tot punten leidt.
Aanvaarding opdracht
Bij de aanvaarding van de opdracht gaat Wille Advocatuur standaard na of niet in redelijkheid aanwijzingen bestaan dat de opdracht strekt tot voorbereiding, ondersteuning of afscherming van onwettige activiteiten. Dergelijk zaken worden niet door Wille Advocatuur in behandeling genomen. Wille Advocatuur adviseert als specialist uitsluitend op het gebied van pensioenrecht en arbeidsrecht en doet geen strafrecht.
Hoe worden de administratieve gegevens met betrekking tot een zaak bewaard?
Voor alle zaken wordt zowel een elektronisch als een fysiek dossier geopend. Alle door de cliënt ter beschikking gestelde stukken en gegevens worden in het dossier bewaard (eventueel ook elektronisch). Ook de administratieve gegevens zoals de naam en de identiteit van de contactpersoon, cliënt(e) en/of de wederpartij, maar ook de financiële afspraken die Wille Advocatuur met betrekking tot die zaak heeft gemaakt worden in het elektronische dossier bewaard. Wille Advocatuur werkt met een op maat gemaakt declaratieprogramma, dat cliënten en dossiers aan elkaar koppelt, zodat eenvoudig en correct kan worden gedeclareerd. Wanneer er vragen zouden zijn over een declaratie of de specificatie die bij de declaratie hoort, is Wille Advocatuur in staat snel en correct antwoord te geven. Alle gegevens zijn – met andere woorden - overzichtelijk en toegankelijk vastgelegd en zijn snel terug te vinden. Het (elektronische) administratiesysteem van Wille Advocatuur zorgt er tevens voor dat binnen enkele minuten antwoord kan worden gegeven op de vraag of sprake is of zou kunnen zijn van een ‘’tegenstrijdig belang’’.
Hoe worden de dossiers bewaard?
De meeste dossiers worden zowel elektronisch (en goed beveiligd) als fysiek bewaard. Uiteraard worden alle dossiers steeds zorgvuldig afgesloten en gearchiveerd en worden de originele stukken aan de cliënt geretourneerd als de zaak is afgesloten.
Hoe zit het met de bereikbaarheid van de advocaat?
Natuurlijk moet de advocaat goed bereikbaar zijn voor zijn cliënt, en moet hij ervoor zorgen dat hij alles tijdig afhandelt en geen termijnen overschrijdt. Eén van de sterke punten van Wille Advocatuur is de betrokkenheid bij de cliënt en de korte communicatielijnen die daarbij belangrijk zijn. De advocaten van Wille Advocatuur zijn op hun mobiele telefoonnummer bereikbaar en lezen – ook buiten kantooruren – regelmatig hun e-mails. Bij langdurige afwezigheid of ziekte van een advocaat, zorgt hij of zij voor goede vervanging en zal een andere advocaat de zaak zo nodig verder behandelen.
Hoe en wanneer wordt een cliënt geïnformeerd?
Indien mogelijk maakt Wille Advocatuur bij het eerste contact met de cliënt al een inschatting van de haalbaarheid van de wensen van de cliënt. Ook worden al direct de financiële consequenties besproken en worden zo nodig prijsafspraken gemaakt. De cliënt ontvangt maandelijks aan het begin van de nieuwe maand een (gespecificeerde) declaratie, waarop precies te zien is welke advocaat hoe lang gedurende de voorafgaande maand aan de zaak heeft gewerkt. Daarnaast worden de cliënten per post, per e-mail of telefonisch gevraagd en ongevraagd tijdig op de hoogte gehouden van alle voor de cliënt belangrijke informatie betreffende de (voortgang van de) zaak.
Is de vertrouwelijkheid gewaarborgd?
Uiteraard! De vertrouwelijkheid van alle gegevens over zijn cliënt moet goed gewaarborgd zijn, niet in de laatste plaats vanwege de bijzondere vertrouwensband die een cliënt met zijn of haar advocaat heeft. De advocaat heeft met het oog daarop ook een bijzondere positie binnen het Nederlandse rechtsbestel en wordt niet alleen geacht geheimhouding te betrachten over zaken die hem als advocaat ter orde zijn gekomen, hij is daar zelfs wettelijk toe verplicht. De advocaat dient te zwijgen over bijzonderheden van de door hem behandelde zaken, de persoon van zijn cliënt en de aard en omvang van diens belangen. Dat volgt uit gedragsregel 6.
Gedragsregel 6 luidt:
1. De advocaat is verplicht tot geheimhouding; hij dient te zwijgen over bijzonderheden van door hem behandelde zaken, de persoon van zijn cliënt en de aard en omvang van diens belangen.
2. Indien een juiste uitvoering van de hem opgedragen taak naar zijn oordeel een gebruik maken van zijn verkregen kennis naar buiten eist, staat dat de advocaat vrij, voor zover de cliënt daartegen geen bezwaar heeft en voor zover dit in overeenstemming is met een goede beroepsuitoefening.
3. De advocaat legt zijn medewerkers en personeel de inachtneming van een gelijke geheimhouding op.
4. De geheimhoudingsplicht duurt voort na de beëindiging van de relatie met de cliënt.
5. Indien de advocaat aan een wederpartij vertrouwelijkheid heeft toegezegd of deze vertrouwelijkheid voortvloeit uit de aard van zijn relatie met een derde, zal de advocaat deze vertrouwelijkheid ook jegens zijn cliënt in acht nemen.
Zowel het elektronische dossier als het fysieke dossier wordt goed beveiligd opgeslagen en er wordt regelmatig een back up gemaakt van alle elektronische bestanden die Wille Advocatuur onder zich heeft. Wanneer Wille Advocatuur eventuele derden inschakelt, waarborgt Wille Advocatuur de kwaliteit (en geheimhouding) hiervan en worden cliënten hiervan op de hoogte gesteld.
Is er een klachtenregeling?
Klachten worden zo mogelijk opgelost in onderling overleg. Indien een oplossing in der minne onverhoopt niet mogelijk blijkt, is het aan de cliënt om te besluiten de klacht neer te leggen bij de deken van de Orde van Advocaten. Een klacht is elke redelijkerwijs als zodanig aan te merken, mondeling of schriftelijk gedane uitlating van ongenoegen betreffende de dienstverlening door een advocaat, door of namens de cliënt kenbaar gemaakt. Wanneer een cliënt op enigerlei wijze het kantoor benadert met een klacht dan wordt de betrokken advocaat daarvan onverwijld in kennis gesteld. De betrokken advocaat tracht op korte termijn samen met de cliënt tot een oplossing te komen. De beslissing op de klacht wordt aan de cliënt zo spoedig mogelijk medegedeeld, waarbij geheimhouding onder alle omstandigheden dient te zijn gewaarborgd. Indien de klacht niet naar tevredenheid van cliënt kan worden opgelost, staat het hem vrij om de klacht in te dienen bij de deken. Klachten over het optreden van individuele advocaten kunnen worden ingediend bij de deken van de Orde van Advocaten in het arrondissement waar de betreffende advocaat is ingeschreven (Den Haag).
Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
Wille Advocatuur is verzekerd tegen het risico van schade ten gevolge van beroepsfouten. De aansprakelijkheid van de betreffende opdrachtnemer is te allen tijde beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor uitkering in aanmerking komt. Voorts zijn de algemene voorwaarden, die ter inzage zijn op de website, van toepassing op alle dienstverlening van Wille Advocatuur.
Betalingsverkeer
Uitgangspunt bij het betalingsverkeer is dat geldbewegingen giraal plaatsvinden. Contante betalingen worden in beginsel niet door Wille Advocatuur geaccepteerd.
Stichting Derdengelden
Wille Advocatuur heeft een Stichting Derdengelden ter beschikking (Stichting Beheer Derdengelden Wille Advocatuur). De Stichting Derdengelden wordt uitsluitend gebruikt voor derdengelden in de zin van de Verordening op de Administratie en de Financiële integriteit.
Iedere advocaat van Wille Advocaat ziet er op toe dat derdengelden niet naar hem worden overgemaakt, maar hetzij rechtstreeks naar de rechthebbende, hetzij naar de hem ter beschikking staande Stichting Derdengelden. Indien en zodra een advocaat van Wille Advocatuur desondanks derdengelden onder zich heeft gekregen zal hij deze onverwijld over maken hetzij naar de rechthebbende, hetzij naar hiervoor genoemde Stichting Derdengelden. Een dergelijke handeling zal steeds afzonderlijk geregistreerd worden, zodanig dat daaruit telkens het ontvangen bedrag, de datum en wijze van ontvangst, de datum van overmaking, de begunstigde en de naam van de behandelend advocaat blijkt.
De advocaten van Wille Advocatuur zien er op toe dat de derdengelden die worden gehouden door de Stichting Derdengelden worden overgemaakt naar de rechthebbende zodra de gelegenheid zich daartoe voordoet. Het is de advocaat van Wille Advocatuur niet toegestaan derdengelden te doen strekken tot zekerheid van zichzelf, zijn praktijk of enige derde of anderszins in strijd met hun bestemming te gebruiken. De advocaat van Wille Advocatuur mag slechts gelden die zich bevinden onder een Stichting Derdengelden aanwenden voor betaling van een eigen declaratie indien de rechthebbende daarmee ondubbelzinnig instemt en de advocaat dit onverwijld schriftelijk vastlegt met verwijzing naar een specifiek omschreven declaratie en het verschuldigde bedrag.
TOT SLOT
Wassenaar, januari 2022